Bij Aigenwijs zit er tegenwoordig altijd een extra deelnemer aan tafel. Hij zegt niks, hij luistert alleen. Ons overleg is namelijk de input voor een prompt geworden: wat wij aan tafel bespreken, gaat rechtstreeks naar de AI. En dat verandert hoe je overlegt. In dit artikel leg ik uit hoe dat werkt, en vooral: hoe je praat zodat de AI je goed begrijpt.
Eerst even terug naar de basis, voor wie dit nieuw is. Je kunt een overleg opnemen met je telefoon, je laptop of een vergadertool. Software zet die opname vervolgens om in een transcriptie: een letterlijke uitgeschreven versie van alles wat er gezegd is. Die tekst geef je aan een AI-assistent zoals ChatGPT of Claude, met een opdracht erbij. Bijvoorbeeld: maak hier een verslag van, haal de actiepunten eruit, of verwerk deze feedback in ons document.
Hoe wij dat laatste doen, documenten maken door simpelweg met elkaar te overleggen, beschreef ik eerder in Het teamoverleg van de toekomst. Daar schreef ik: het overleg wordt de prompt. Deze blog gaat over wat dat betekent voor het overleg zelf. Want daar zit een addertje onder het gras.
Waarom je gesprek ineens anders werkt
Mensen zijn ontzettend goed in elkaar begrijpen met half werk. Iemand maakt een zin niet af, wijst naar het scherm, zegt "ja, doe maar zo" en iedereen aan tafel weet precies wat er bedoeld wordt. Dat komt door alles eromheen: de blikken, het knikje, de context die in jullie hoofden zit.
Een AI heeft dat allemaal niet. Die krijgt alleen de kale tekst. "Doe maar zo" betekent in een transcriptie helemaal niets, want er staat nergens wat "zo" is. Wie zich dat realiseert, snapt meteen de kern van dit hele artikel: je praat in zo'n overleg voor twee publieken tegelijk. Je collega's, die alles half snappen. En de AI, die alles letterlijk neemt.
Het goede nieuws: je hoeft geen robotstem op te zetten. Een paar kleine gewoontes zijn genoeg. Dit zijn de negen die bij ons het verschil maken.
Negen tips uit onze eigen praktijk
- Begin de opname met het doel. Spreek hardop uit waar het gesprek over gaat en wat eruit moet komen. "We bespreken het conceptplan voor de zomercampagne en willen eindigen met een lijst verbeterpunten." Zo weet de AI vanaf de eerste seconde waar hij naar luistert.
- Spreek besluiten expliciet uit. Zodra jullie ergens uit zijn, zegt iemand het letterlijk: "We besluiten dus dat hoofdstuk drie vervalt." Het voelt eerst wat plechtig. Maar dit ene zinnetje is precies wat een AI nodig heeft om een besluit te herkennen als besluit.
- Benoem actiepunten met naam en deadline. Niet "dat pakken we nog op", maar "actiepunt voor Sanne: de cijfers checken, voor vrijdag." Wat je hardop zo formuleert, komt vanzelf goed in het verslag terecht.
- Praat om de beurt, iets rustiger dan normaal. Door elkaar praten is de snelste manier om een transcriptie onbruikbaar te maken. Laat elkaar uitpraten en maak zinnen af. Bijkomend voordeel: je overlegt er sowieso prettiger door.
- Koppel namen aan wie wat zegt en vindt. Transcriptiesoftware haalt stemmen niet altijd goed uit elkaar, dus help een handje. Stel jezelf voor als je het woord neemt ("ik ben Luke, en ik vind dat...") en verwijs met naam naar elkaar ("zoals Eric net zei..."). Zo weet de AI precies wiens mening en wiens voorstel het is, en klopt straks ook wie welk punt inbracht.
- Zeg afkortingen af en toe voluit. Wat voor jullie een ingeburgerde afkorting of interne term is, is voor de AI ruis. Eén keer voluit uitspreken is genoeg om het hele gesprek begrijpelijk te maken.
- Markeer twijfel als twijfel. Een idee dat je hardop verkent, ziet er in tekst precies zo uit als een genomen besluit. Zeg er dus bij: "dit is nog een aanname" of "dit parkeren we." Anders staat je gedachtenexperiment straks als feit in het document.
- Kondig een nieuw onderwerp aan. Een simpel "oké, nieuw punt: de planning" is genoeg. De AI kan het gesprek dan netjes in stukken knippen, en je collega's weten ook waar je bent.
- Sluit af met een samenvatting en een opdracht. Vat aan het eind kort samen wat er besloten is, en vertel de AI wat je verwacht. Wat moet er absoluut in, wat mag genegeerd worden, wat was alleen twijfel. Die laatste minuut is eigenlijk je hele prompt in het klein.
Het onverwachte effect: jullie gaan scherper overleggen
Hier had ik zelf niet op gerekend. Doordat alles wordt vastgelegd, dwalen we minder af. Je formuleert je punt beter, omdat een halve gedachte een half resultaat oplevert. Ons overleg is korter en concreter geworden, ook op momenten dat er helemaal geen opname loopt.
Eerlijk is eerlijk: het went niet meteen. De eerste sessies voelen houterig, en als je te krampachtig "voor de transcriptie" gaat praten, gaat dat ten koste van de spontaniteit. Dat slijt snel. Na een paar keer doe je het zonder erbij na te denken, zoals je ook went aan praten in een microfoon.
En soms zet je hem gewoon uit
Niet elk gesprek hoort in een transcriptie. Gevoelige onderwerpen, iets persoonlijks, een gesprekspartner die niet opgenomen wil worden: dan start je de opname niet, of pauzeer je hem even. Spreek vooraf met elkaar af wat wel en niet wordt vastgelegd, en zeg het hardop als de opname stopt of weer start. Meeluisterende AI is een handige werkwijze, geen verplichting. Wil je weten hoe je daar verstandig mee omgaat binnen je organisatie, lees dan Is deze AI-tool veilig? Dat is de verkeerde vraag van Eric.
Wil je hiermee aan de slag? Begin klein: neem je volgende overleg op, gebruik deze negen tips en geef de transcriptie aan een AI met een duidelijke opdracht. Hoe je van daaruit stap voor stap naar een compleet document werkt, lees je in Het teamoverleg van de toekomst en Plannen schrijven met AI.
En dan de logische vervolgvraag: welke tool gebruik je eigenlijk voor die opnames en transcripties? Daar verschijnt binnenkort een apart artikel over, met onze tips voor transcriptietools. Houd de blog in de gaten.
