Een lang document maken met AI, denk aan een communicatieplan, een handleiding of een beleidsstuk, dat kan prima. Alleen niet door het in één keer te vragen. Wie “schrijf een communicatieplan” intikt, krijgt iets terug dat vaag is, in herhaling valt of niet klopt met wat hij bedoelde. Bovendien kan een AI standaard maar een maximum aantal pagina’s per keer opleveren. De tool kan het wel aan, maar dan moet je het anders aanpakken. In dit artikel leer ik je hoe je dit gestructureerd en gecontroleerd aanpakt.
Een goed lang stuk maak je in stappen. Je werkt steeds op basis van informatie die jij hebt verzameld en goedgekeurd, en je houdt bij wat je al af hebt in één werkdocument dat je steeds bijwerkt. Dat kost in het begin wat meer tijd, en je krijgt er een stuk voor terug dat klopt en dat naar jou klinkt. Ik neem één voorbeeld als rode draad: een communicatieplan. De factsheet hieronder vat de vijf stappen in één oogopslag samen.
Een AI ziet maar een stukje tekst tegelijk
Waarom al die stappen? Omdat een AI maar een maximum aan tekst tegelijk kan overzien. Hoe voller een gesprek raakt, hoe meer hij het overzicht verliest. Details zakken weg: halverwege je communicatieplan is de AI de kernboodschap alweer kwijt.
Daar speel je op twee manieren op in. Je zet alles wat belangrijk is op één vaste plek, zodat het bij elk gesprek automatisch meekomt. En je begint af en toe opnieuw, met een schone lei, zodat de AI niet vastloopt in een overvol gesprek. Zolang je verzamelde informatie, je raamwerk en je werkdocument bij elke start weer meegaan, verlies je niets.
Wat is een Project?
De meeste AI-tools (ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot) hebben een functie die vaak “Project” heet. Je zet je bestanden er één keer in. Daarna komen ze bij elke nieuwe chat binnen het Project automatisch mee als context, dus je hoeft ze niet telkens opnieuw aan te leveren. Wat je er precies in zet en hoe je het inricht, staat in Organiseer je AI-werk met Projects.
Stap 1: verzamel je informatie
Begin buiten de AI-tool. Verzamel alles wat met dit stuk te maken heeft: het vorige communicatieplan, notulen, mails, losse notities, cijfers, input van collega’s. Liever te veel dan te weinig, want de AI werkt straks alleen met wat jij aanlevert. Wat hier ontbreekt, ontbreekt straks ook in de tekst. Geef elk bestand een heldere, beschrijvende titel, want de AI leidt uit die titel af wat het is.
Wat in je hoofd zit telt ook mee. Spreek in waar het plan volgens jou heen moet en laat dat transcriberen, oftewel automatisch uittypen. Hardop denken gaat sneller dan typen, en zo’n transcript is precies het soort materiaal waar een AI goed mee werkt. Hetzelfde geldt voor overleggen: leg het startoverleg vast in een transcript en het gesprek zelf wordt bruikbaar materiaal. Overleggen worden er ook gefocuster van, want iedereen weet dat het gesprek meetelt. Hoe je zo’n overleg voert zodat de AI het goed begrijpt, lees je hier.
Open daarna een leeg document in Word of Google Docs. Dat is je werkdocument. Zet er alvast in wat je zeker weet en waar je achter staat, bijvoorbeeld het doel van het plan en de kernboodschap. Dit wordt de plek waar straks alle goedgekeurde tekst samenkomt, je vaste ijkpunt.
Stap 2: zet je Project klaar
Zet al je informatie in één Project in je favoriete AI-tool (zie hierboven), inclusief je werkdocument. Vertel er kort bij waar het stuk over gaat, voor wie het is en wat het moet doen. Vraag nog niet om tekst. Alles staat nu op één plek, dus je hoeft je bronnen niet elk gesprek opnieuw uit te leggen.
Stap 3: maak eerst een raamwerk
Laat de AI nu eerst meedenken, nog steeds zonder te schrijven. Wat is de rode draad, waar spreken je bronnen elkaar tegen, waar zitten de gaten? Laat daar een inhoudsopgave uit volgen: situatieanalyse, doelgroepen, kernboodschappen, kanalen, planning. Dat is je raamwerk.
Vraag er één ding extra bij: leg per hoofdstuk vast wat erin hoort en wat er juist niet in hoort. Zo weet de AI hoe elk hoofdstuk is afgebakend en kan hij gestructureerd aan een lang stuk werken, in plaats van hoofdstuk twee alvast te vullen met wat in hoofdstuk vier thuishoort. Stel het bij tot het klopt en zet het als apart bestand in je Project, zodat het overal meekomt.
Stap 4: werk hoofdstuk voor hoofdstuk uit
Nu pas ga je schrijven, en steeds maar één hoofdstuk tegelijk. Begin bijvoorbeeld met de doelgroepen. De AI doet een voorstel, jij stuurt bij, en je gaat pas door als het klopt. Ben je akkoord, dan zet je die tekst in je werkdocument én zet je die nieuwe versie ook in je Project. Zo weet de AI bij elk volgend hoofdstuk wat er al geschreven is.
Rond je een hoofdstuk af, start dan een nieuwe chat binnen je Project voor het volgende, bijvoorbeeld de kanalen. Binnen je Project, niet daarbuiten, want daar gaat het in de praktijk mis. Weet je nog: een AI ziet maar een stukje tegelijk, en een frisse start houdt hem scherp. Omdat je informatie, je raamwerk en de laatste versie van je werkdocument in het Project staan, komen die automatisch weer mee. Je begint schoon, met alles bij de hand.
Stap 5: jouw check
Op dit punt staan alle hoofdstukken in je werkdocument. Nu lees jij het geheel zelf door. Kloppen de feiten? Staat alles erin wat erin moet? Loopt het, en klinkt het als jij? Let op herhaling en op de overgangen tussen hoofdstukken, en leg het naast je raamwerk en naast wat je in stap 1 wilde zeggen.
De AI mag meelezen, maar jij bepaalt wat er blijft staan. Alleen jij weet wat er echt moet staan en waar je aan gehouden wordt, en wat je niet zelf hebt nagelezen kun je ook niet verdedigen. Dit is de stap die losse stukken tot één verhaal maakt. Je eindigt waar je begon: bij het plan waar jij achter staat.
Waarom deze aanpak de moeite loont
Je houdt de regie, want jij bepaalt bij elke stap wat goed genoeg is. De kwaliteit blijft overeind, omdat de AI nooit meer hoeft te overzien dan hij aankan. En omdat elke zin langs jou is gekomen, klinkt het eindresultaat naar jou. Dat is het verschil tussen AI als gokkast en AI als collega die precies doet wat je vraagt.
Wil je dit een keer onder begeleiding oefenen, met je eigen communicatieplan of een ander stuk erbij? Dat is precies wat we in onze trainingen doen.
