Een lang document maken met AI, denk aan een communicatieplan, een handleiding of een beleidsstuk, dat kan prima. Alleen niet door het in één keer te vragen. Wie “schrijf een communicatieplan” intikt, krijgt iets terug dat vaag is, in herhaling valt of niet klopt met wat hij bedoelde. Bovendien kan een AI standaard maar een maximum aantal pagina’s per keer opleveren. De tool kan het wel aan, maar dan moet je het anders aanpakken. In dit artikel leer ik je hoe je dit gestructureerd en gecontroleerd aanpakt.
Een goed lang stuk maak je in stappen. Je werkt steeds op basis van informatie die jij hebt verzameld en goedgekeurd, en je houdt bij wat je al af hebt in één werkdocument dat je steeds bijwerkt. Dat kost in het begin wat meer tijd, en je krijgt er een stuk voor terug dat klopt en dat naar jou klinkt. Ik neem één voorbeeld als rode draad: een communicatieplan. De factsheet hieronder vat de vijf stappen in één oogopslag samen.
Een AI ziet maar een stukje tekst tegelijk
Waarom al die stappen? Omdat een AI maar een maximum aan tekst tegelijk kan overzien. Hoe voller een gesprek raakt, hoe meer hij het overzicht verliest. Details zakken weg: halverwege je communicatieplan is de AI de kernboodschap alweer kwijt.
Daar speel je op twee manieren op in. Je zet alles wat belangrijk is op één vaste plek, zodat het bij elk gesprek automatisch meekomt. En je begint af en toe opnieuw, met een schone lei, zodat de AI niet vastloopt in een overvol gesprek. Zolang je verzamelde informatie, je opzet en je werkdocument bij elke start weer meegaan, verlies je niets.
Wat is een Project?
De meeste AI-tools (ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot) hebben een functie die vaak “Project” heet, soms “map” of “ruimte”. Je zet je bestanden er in één keer in. Daarna komen ze bij elk nieuw gesprek automatisch mee, dus je hoeft ze niet telkens opnieuw aan te leveren.
Stap 1: verzamel je grondstof
Begin buiten de AI-tool, en begin met praten. Spreek in waar het plan volgens jou heen moet en laat dat transcriberen, oftewel automatisch uittypen. Hardop denken gaat sneller dan typen, en zo’n transcript is precies de grondstof waar een AI goed mee werkt. Hetzelfde geldt voor overleggen: leg het startoverleg vast in een transcript en het gesprek zelf wordt bruikbaar materiaal. Overleggen worden er ook gefocuster en gestructureerder van, want iedereen weet dat het gesprek meetelt.
Voeg daar je bestaande materiaal aan toe: het vorige communicatieplan, notulen, losse notities. Geef elk bestand een heldere, beschrijvende titel, want de AI leidt uit die titel af wat het is.
Start meteen één werkdocument. Daarin zet je wat je zeker weet en waar je achter staat, bijvoorbeeld het doel van het plan en de kernboodschap. Dit wordt de plek waar straks alle goedgekeurde tekst samenkomt, je vaste ijkpunt.
Stap 2 en 3: eerst het concept scherp, dan het skelet
Zet al je grondstof, inclusief je werkdocument, in een Project in je favoriete AI-tool (zie hierboven). Vraag nog niet om te schrijven. Vraag om mee te denken: wat is de rode draad, waar spreken je bronnen elkaar tegen, waar zitten de gaten? Zo weet je waar het plan echt over gaat, voordat je op een wankele basis begint te schrijven.
Daarna laat je de AI een inhoudsopgave maken: situatieanalyse, doelgroepen, kernboodschappen, kanalen, planning. Dat is je raamwerk, je skelet. Zet het als apart bestand in het Project, zodat het overal meekomt en de consistentie bewaakt.
Stap 4: werk hoofdstuk voor hoofdstuk uit
Nu pas ga je schrijven, en steeds maar één hoofdstuk tegelijk. Begin bijvoorbeeld met de doelgroepen. De AI doet een voorstel, jij stuurt bij. Ben je tevreden, dan zet je die tekst meteen in je werkdocument.
Rond je een hoofdstuk af, start dan een nieuwe chat voor het volgende, bijvoorbeeld de kanalen. Weet je nog: een AI ziet maar een stukje tegelijk, en een frisse start houdt hem scherp. Omdat je grondstof, je raamwerk en je werkdocument in het Project staan, komen die drie automatisch weer mee. Je begint schoon, met alles bij de hand.
Stap 5: toets en scherp aan
Op dit punt staan alle hoofdstukken in je werkdocument. Nu toets je het geheel: lopen de overgangen, zit er herhaling in, klopt de toon overal? Leg het naast je raamwerk en naast wat je in stap 1 wilde zeggen, en scherp aan waar het rammelt.
Dit is de stap die losse stukken tot één verhaal maakt. En je eindigt waar je begon: bij het plan waar jij achter staat.
Waarom deze aanpak de moeite loont
Je houdt de regie, want jij bepaalt bij elke stap wat goed genoeg is. De kwaliteit blijft overeind, omdat de AI nooit meer hoeft te overzien dan hij aankan. En omdat elke zin langs jou is gekomen, klinkt het eindresultaat naar jou. Dat is het verschil tussen AI als gokkast en AI als collega die precies doet wat je vraagt.
Wil je dit een keer onder begeleiding oefenen, met je eigen communicatieplan of een ander stuk erbij? Dat is precies wat we in onze trainingen doen.
