Je weet zeker dat je het besproken hebt. Vorige week, in een van je chats, stond precies de goede versie van die tekst. Maar welke chat was het? Je scrolt door een lange lijst gesprekken met titels als "Vraag over planning" en "Nieuwe chat", en je vindt het niet meer terug. Dus begin je maar opnieuw, en leg je de AI voor de derde keer uit waar het project over gaat.
Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou. De oplossing zit al in je AI-tool en heet het Project. In mijn vorige artikel over lange documenten speelde hij een bijrol. Hier krijgt hij de hoofdrol.
Wat is een Project ook alweer
Een Project is een aparte werkruimte in je AI-tool voor één onderwerp. Alle gesprekken over dat onderwerp staan er bij elkaar, in plaats van verspreid door je hele chatgeschiedenis. En je zet er bestanden in die bij elk nieuw gesprek in dat Project automatisch meekomen. Je raakt dus niks meer kwijt, en je hoeft niks meer opnieuw uit te leggen.
ChatGPT, Claude en Le Chat van Mistral noemen het alle drie een Project, en het werkt er vrijwel hetzelfde. Andere tools hebben vergelijkbare functies, maar die zitten anders in elkaar; daar ga ik hier niet op in.
Waarom dit slimmer is dan één lange chat
Je zou kunnen denken: ik houd gewoon één grote chat aan per taak, dan weet de AI toch ook alles? Dat werkt even, en dan niet meer. Een AI kan maar een beperkte hoeveelheid tekst tegelijk overzien. Die grens heet het contextvenster: alles wat daarbinnen valt, ziet de AI, en wat erbuiten valt niet. Hoe voller een gesprek raakt, hoe meer er buiten dat venster belandt. Je merkt het doordat de AI dingen vergeet die je eerder afsprak.
Een Project draait dat om. Je begint gewoon vaker binnen zo'n Project een nieuwe chat, met een schone lei, en je vaste informatie komt toch elke keer mee. Zo krijg je het beste van twee werelden: een leeg gesprek waarin de AI scherp blijft, terwijl hij alles over jouw onderwerp toch paraat heeft.
Er is nog een voordeel. Een AI zonder bronnen vult gaten met zijn algemene kennis, en die klopt niet altijd met jouw situatie. Staat jouw materiaal in het Project, dan leunt hij daarop. Je krijgt antwoorden over jouw dossier, in plaats van een gemiddelde van het internet.
Elke chat weet wat je eerder besprak: geheugen per Project
Steeds meer tools bouwen daarnaast per Project een geheugen op. Vertel je in de ene chat dat de deadline is verschoven, dan weet een volgende chat in datzelfde Project dat ook. Dat geheugen blijft binnen het Project: je werkonderwerpen lopen niet door je privévragen heen, en andersom. Hoe dit precies werkt verschilt per tool en verandert snel, dus kijk even in de instellingen van jouw tool wat er aan staat.
Welke bestanden zet je in een Project?
Alles wat voor dít onderwerp overkoepelend is: de kennis en data waar elk gesprek binnen het Project op moet kunnen leunen. Maak je een Project voor een campagne, dan zijn dat bijvoorbeeld de briefing, de doelgroepomschrijving, de planning en de laatst goedgekeurde versie van de teksten. Voor een jaarlijks terugkerend evenement: het draaiboek en de evaluatie van vorig jaar. De toets is simpel: heeft elk gesprek over dit onderwerp hier iets aan? Dan hoort het erin. Is het maar voor één vraag relevant, plak het dan gewoon in die ene chat.
Geef elk bestand een heldere, beschrijvende titel, want de AI leidt daaruit af wat het is. Een goede naam heeft nog een voordeel: je kunt er in je prompt gericht naar verwijzen. "Check dit tegen briefing-najaarscampagne" werkt een stuk beter dan "kijk even in dat ene document". En houd de inhoud actueel: een verouderd bestand stuurt elke chat de verkeerde kant op.
Moet je een Project eigen custom instructions geven?
Elk Project heeft ook een veld voor vaste instructies. Wat je daar neerzet, geldt automatisch voor elk gesprek in het Project. Bijvoorbeeld: schrijf altijd op B1-niveau, of stel eerst vragen voordat je gaat schrijven.
Handig, en toch gebruik ik het zelf zelden. Dezelfde informatie in een gewoon bestand werkt net zo goed, en een bestand zie ik gewoon staan tussen de rest. Bovendien stuur ik liever per gesprek bij: de ene keer wil ik een kritische meelezer, de andere keer een snelle schrijver. Wil je één regel die echt altijd moet gelden, zet hem er gerust in. Maar begin bij je bestanden, daar zit de winst. Wil je een werkwijze vastleggen die vanzelf meedraait, dan zoek je eigenlijk een agent skill. Hoe je die bouwt, lees je in Bouw een AI-systeem dat je team steeds beter aanvult.
Zo richt je het in
Maak één Project per klant, dossier of terugkerende taak. Dus niet één groot Project dat "werk" heet, want dan zit de AI over drie onderwerpen tegelijk na te denken. Aanmaken kost een paar klikken: nieuw Project, duidelijke naam, bestanden erin. Klaar.
En niet alles hoeft in een Project. Een losse vraag tussendoor stel je gewoon in een losse chat. Een Project loont zodra je merkt dat je jezelf herhaalt, of dat je zit te zoeken naar een gesprek van vorige week.
Tien minuten werk
Dat is wat het inrichten van je eerste Project kost. Daarna betaalt het zich elke chat uit: niks meer kwijt, geen geplak meer, en betere antwoorden. In onze trainingen zie ik steeds hetzelfde gebeuren: wie eenmaal met Projects werkt, wil nooit meer terug naar die berg losse chats.
