Binnen Aigenwijs is de manier waarop we werken zo ontzettend veranderd. Wij creëren documenten samen in overleg. En dat overleg nemen we op en wordt de feedback aan AI om een nieuwe versie te maken. In dit artikel zetten we uiteen hoe wij dit aanpakken. Wij geloven er heilig in dat dit een heel gebruikelijke manier wordt van plannen of documenten maken.
Je kent de normale gang van zaken wel. Overleg, actiepunten, en dan moet iemand het nog verwerken. Weken later ligt er een stuk, en dan begint de mailronde met opmerkingen pas. Wij hebben dat omgedraaid: AI luistert mee en maakt transcripties van ons overleg en verwerkt onze feedback. Daarbij houden we tijdens ons overleg rekening met deze meeluisterende AI. Het overleg wordt de prompt. Zo ziet dat eruit.
Stap 1: geef de AI eerst de juiste data
Een goed document begint bij de input. Transcripties van klantgesprekken, het dossier, eerdere besluiten, losse notities: alles wat de AI moet weten om een zinnige eerste versie te kunnen maken. Wij nemen onze werkoverleggen en klantgesprekken standaard op en gebruiken de transcripties als bronmateriaal.
Waarom je een lang stuk zo opbouwt, stap voor stap en met de feiten op tafel, las je eerder in Plannen schrijven met AI: het kan, maar niet in één prompt. Deze blog gaat over wat daarna komt: hoe je er met je team samen aan werkt.
Stap 2: laat een eerste versie maken
Met al die context schrijft de AI versie 1. Die is nooit meteen goed, en dat hoeft ook niet. Hij moet compleet genoeg zijn om op te schieten. Een document waar je op kunt reageren werkt vele malen sneller dan een leeg scherm waar je samen naar staart.
Stap 3: microfoon aan en hardop feedback geven
Dit is de kern. We openen het document, starten een opname en lopen het samen door. "Die kop klopt niet." "Deze sectie mag eruit." "Hier missen we nog een quote." Praten gaat een stuk sneller dan typen, en je bespreekt de twijfelpunten meteen mét elkaar. Daarbij neem je alle twijfel en nuances op.
De transcriptie van dat gesprek gaat daarna integraal naar de AI. Rommelig? Ja. Halve zinnen, zijsprongen, iemand die tussendoor koffie inschenkt of een flauwe grap maakt. Maakt niet uit: de AI filtert de feedback er prima uit.
Het helpt wel als je het gesprek als prompt ziet en dus ook vertelt wat het mag negeren, wat er absoluut in moet, wat het mag vergeten, enzovoorts. Dit verandert de manier hoe je als team overlegt. Waar je rekening mee houdt als je een transcriptie als input gebruikt, zette ik uit in 9 tips voor een overleg waar AI meeluistert.
Stap 4: eerst terugkoppeling vragen, dan pas wijzigen
Misschien wel de belangrijkste stap. Voordat er iets wordt aangepast, vragen we de AI om samen te vatten wat er gaat veranderen. Dat heeft twee functies. Je ziet zwart op wit of je feedback goed is begrepen, en het is een natuurlijk moment om met elkaar te reflecteren en openstaande punten af te stemmen. Vaak komt daar nog een keuze uit die we in het gesprek hadden laten liggen. Pas na akkoord gaat de nieuwe versie in de maak.
Stap 5: nieuwe ronde, nieuwe versie
Daarna herhaal je het: nieuwe versie, microfoon aan, feedback, terugkoppeling, akkoord. Bij ons staat een voorstel meestal na twee of drie rondes. En omdat elke ronde met z'n allen gebeurt, is de laatste versie meteen door iedereen gedragen. Geen mail-pingpong met opmerkingen achteraf, geen versie 7 waarvan niemand meer weet wat erin zit of wat er gewijzigd is (laat staan waarom…).
Elke versie brengt het document op een hoger niveau
Het voelt de eerste keer gek, vergaderen met een AI die meeschrijft. Tot je merkt dat het overleg eindigt met een af document in plaats van een lijstje actiepunten. Sindsdien willen wij niet meer anders. Probeer het bij je volgende overleg: neem het gesprek op, geef de transcriptie aan de AI en vraag eerst om een terugkoppeling voordat er iets wijzigt. Grote kans dat je daarna nooit meer notulen uitwerkt. Wil je dit met je hele team onder begeleiding oefenen, dan doen we dat in onze trainingen.
Het mooiste komt daarna. Wat we in die rondes leren over een goed voorstel, leggen we vast: welke hoofdstukken, in welke volgorde, wat je weggeeft en wat je terughoudt. Zo'n vastgelegde werkwijze heet een agent skill, en het betekent dat de eerste versie van het volgende voorstel al begint waar de vorige eindigde. Hoe je zulke skills bouwt, lees je in Bouw een AI-systeem dat je team steeds beter aanvult.
