AI in jouw gemeente? Leer van Capelle's 'Octopus-succes'

Soms begint iets groots met een vonk. Voor de gemeente Capelle aan den IJssel was dat een inspiratiesessie over generatieve AI (GenAI) in juli 2023, georganiseerd door Aigenwijs in samenwerking met interim-verandermanager Laura Eylen (Hands-Up Academy). De reactie was er een van stilte, gevolgd door een heldere conclusie: hier moeten we iets mee, en snel. Dit was het startsein voor een succesvolle samenwerking, waarmee Capelle aan den IJssel zich ontpopte tot een ware voorloper in het slim en verantwoord inzetten van GenAI.

AI-geletterdheid: geen luxe, maar noodzaak in de publieke sector

Generatieve AI verandert de spelregels, ook voor organisaties in de publieke sector. De technologie biedt een schat aan mogelijkheden: slimmer werken, burgers beter van dienst zijn, communicatie versterken en zelfs beleidsontwikkeling vernieuwen. Kortom, de kansen om efficiënter en effectiever te opereren liggen voor het oprapen.

Maar, en dat is de eerlijke kant van het verhaal, er zijn ook risico's. Denk aan privacykwesties (AVG), ethische dilemma’s rondom data-vooroordelen, de betrouwbaarheid van AI-gegenereerde output (de beruchte ‘hallucinaties’) en de naderende EU AI Act. Zonder een gedegen begrip van AI en een duidelijke strategie, loop je als organisatie niet alleen waardevolle kansen mis, maar stel je jezelf ook bloot aan onnodige gevaren. ‘AI-geletterdheid’ – weten wat AI is, hoe je het kritisch en verantwoord inzet – is dus geen extraatje, maar pure noodzaak.

De Capelse aanpak: stap voor stap naar AI-wijsheid

Hoe introduceer je zo’n impactvolle technologie succesvol in een gemeentelijke organisatie? Capelle aan den IJssel en Aigenwijs kozen voor een weloverwogen, stapsgewijze aanpak. Geen overhaaste implementaties, maar een traject gericht op experimenteren, leren en het duurzaam borgen van kennis.

Het startpunt: pilotgroep ‘Black Octopus’

De basis werd gelegd met een diverse pilotgroep, bestaande uit enthousiaste medewerkers van de afdeling Samenleving. De naam? ‘Black Octopus’, een speelse verwijzing naar de veelzijdigheid van AI. De samenwerking tussen Aigenwijs (voor de AI-kennis en training) en Laura Eylen (met haar diepgaande kennis van de organisatie en als verandermanager scherp op borging) bleek hierbij van onschatbare waarde.

Creatieve overtuigingskracht: de AI-kloon van de wethouder

Om de wethouder mee te krijgen in het plan, werd een even gedurfde als slimme zet gedaan. Met toestemming creëerden we een AI-kloon van de wethouder. Deze digitale dubbelganger pitchte vervolgens zelf het plan voor de pilotgroep aan de échte wethouder. Een schot in de roos: groen licht volgde, en de AI-kloon mocht zelfs figureren in een video om de pilot intern aan te kondigen!

Kickoff & Training: aan de slag!

In november 2023 was het zover: Aigenwijs verzorgde een intensieve trainingsdag om de pilotgroep ‘AI-geletterd’ te maken. Op het programma stonden:

• De basisprincipes van GenAI.

• Slimme prompting technieken (de kunst van het vragen stellen aan AI).

• Praktische tips voor dagelijkse werkzaamheden.

• Het creëren van afbeeldingen met AI.

• En cruciaal voor een gemeente: een open gesprek over risico’s, beperkingen, de AVG en de aankomende EU AI Act.

De focus lag op veel doen en direct toepassen.

De hackathon: de proef op de som

Theorie is mooi, maar de praktijk is waar het écht gebeurt. Kort na de training organiseerden we een hackathon. Deelnemers staken de handen uit de mouwen, bedachten use cases en bouwden prototypes. Het resultaat? Een golf van energie en concrete ideeën, variërend van onboarding-bots tot AI-assistenten voor presentaties. Natuurlijk waren er ook de bekende AI-frustraties: onbetrouwbare output en de prangende vraag: "Wat mag ik wel en niet delen met AI?". Juist deze discussies bleken goud waard voor een kritische en realistische kijk op de technologie.

Van pilot naar een organisatiebrede beweging: het Octopus-effect

De pilot was een succes, de energie was voelbaar. Maar hoe zorg je ervoor dat zo’n initiatief geen geïsoleerd eilandje blijft, maar de hele organisatie inspireert en versterkt?

Borgen en vasthouden: de kracht van continuïteit

De resultaten spraken voor zich en overtuigden het Management Team. De ‘Black Octopus’-groep bleef bestaan en komt maandelijks bijeen om ervaringen te delen, nieuwe toepassingen te bespreken, elkaar te helpen met uitdagingen en op de hoogte te blijven. Dit is essentieel om het momentum vast te houden en kennis te laten circuleren.

Opschalen met een plan: AI-geletterdheid voor iedereen

Het succes smaakte naar meer. Met het oog op de AI-geletterdheidseisen uit de EU AI Act, besloot de gemeente medio 2024 de AI-kennis veel breder uit te rollen. Aigenwijs kreeg de mooie opdracht om zes nieuwe dagtrainingen te verzorgen voor maar liefst 180 medewerkers uit diverse afdelingen.

Het ‘Baby Octopus’ model: een slimme innovatie voor kennisdeling

Tijdens de nieuwe trainingen werd een slimme vondst geïntroduceerd: het ‘Baby Octopus’-model. Deelnemers werden ingedeeld in kleinere groepjes, elk begeleid door ervaren leden van de oorspronkelijke ‘Black Octopus’-pilotgroep. Zo ontstaat een duurzaam ‘train-de-trainer’-effect, waardoor kennis en enthousiasme zich als een olievlek door de organisatie verspreiden. De samenwerking met interne kartrekkers, zoals Thijmen, die samen met Aigenwijs en Laura de trainingen verrijkt, maakt dit extra krachtig.

De resultaten: méér dan alleen technologische kennis

Wat heeft deze gestructureerde, mensgerichte aanpak de gemeente Capelle aan den IJssel concreet opgeleverd?

• Brede AI-geletterdheid: Een solide basis bij een groot aantal medewerkers om GenAI bewust, kritisch en effectief in te zetten.

• Duurzame kennisdeling: Een ingebedde structuur (de Octopus-groepen) die zorgt voor continue uitwisseling van kennis, onderlinge ondersteuning en flexibiliteit.

• Heldere kaders: Er is gewerkt aan een duidelijke gemeentelijke visie op GenAI en er zijn concrete stappen gezet richting veilige tools en naleving van wet- en regelgeving (AVG, EU AI Act).

• Een échte voorloperspositie: Capelle aan den IJssel demonstreert hoe je als gemeente op een verantwoorde en toekomstgerichte manier kunt innoveren met AI.

  
  

Conclusie: een inspirerend praktijkvoorbeeld van AI-succes

Het verhaal van Capelle aan den IJssel is een prachtig voorbeeld dat succesvol werken met generatieve AI veel meer omvat dan simpelweg een nieuwe tool implementeren. Het vereist een doordachte strategie, de moed om te experimenteren (zoals met de pilotgroep en de AI-kloon), een scherp oog voor risico's en ethiek, en het praktisch toepasbaar maken van de technologie (de hackathon).

De échte sleutel tot succes zit echter in het investeren in mensen en het bouwen aan structuren die kennisdeling en enthousiasme levend houden – de Octopus-aanpak is hiervan het stralende bewijs. De combinatie van Aigenwijs-expertise, Laura Eylens veranderkundige blik en de interne drive binnen de gemeente zelf bleek een gouden formule.

Aigenwijs blijft Capelle aan den IJssel ondersteunen in hun verdere AI-ontwikkeling. We houden je op de hoogte van de volgende stappen!

—

Ook als gemeente of organisatie aan de slag met generatieve AI?

De aanpak in Capelle aan den IJssel biedt waardevolle lessen voor elke organisatie die serieus met generatieve AI aan de slag wil. Een gestructureerde, mensgerichte benadering helpt om de kansen optimaal te benutten en risico's effectief te beheersen.

Benieuwd hoe Aigenwijs ook jouw organisatie kan helpen bij het ontwikkelen van een AI-strategie, het trainen van medewerkers of het opzetten van een vergelijkbaar, succesvol traject? Stuur even een berichtje.