Door AI verandert het werk van bijna iedereen in je organisatie. Neem het maken van communicatie-uitingen. Nu loopt dat vaak via jouw communicatieteam: een nieuwsbericht, een brief aan inwoners, een wervende social post. Straks is de kans steeds groter dat een collega denkt: ik schrijf zelf wel even wat. Of: ik maak zelf wel even een afbeelding. Met AI is dat in een paar tellen gebeurd.
Klinkt handig. Alleen betekent het dat communicatie de regie kwijtraakt op wat de organisatie naar buiten brengt. Dat brengt risico's met zich mee. Je krijgt wildgroei: uitingen die de deur uitgaan die niet in lijn zijn met jullie richtlijnen.
De vraag is dus: hoe houd je regie als iedereen zijn eigen teksten en beelden maakt? Wij zien dat juist AI daarbij ook kan helpen. In een eerdere blog schreven wij over systematischer met AI werken voor je eigen team, door middel van agent skills. Deze keer gaat het een stap verder: organisatiebreed.
Hoe je het nu probeert
De meeste communicatieafdelingen sturen op bewustwording. Een taalgids, een schrijfwijzer op intranet, een sessie over de kernboodschap. Goed werk, en toch landt het maar half. Het vraagt namelijk een actieve handeling van de medewerker: die moet de schrijfwijzer erbij pakken, elke keer opnieuw, precies op het moment dat de deadline dringt.
Wees eerlijk: hoe vaak gebeurt dat? Een collega die snel een brief moet schrijven, gaat niet eerst hoofdstuk drie van de taalgids herlezen. De kennis staat er, alleen op een plek waar niemand op het schrijfmoment komt.
Verplaats de gids naar het schrijfmoment
Hier verandert AI het spel. Steeds meer medewerkers schrijven hun teksten met een chatbot of AI-assistent. Dat betekent dat er voor het eerst een plek is waar je organisatiekennis kán zijn op het moment dat er geschreven wordt. In de tool zelf.
Stel je een schrijfcoach voor die met elke collega meekijkt, gevraagd en ongevraagd. Die attendeert op de afspraken die jullie als organisatie of team hebben gemaakt. Die een gevoelig onderwerp herkent en voorstelt om het anders te nuanceren. Die erop wijst dat bij dit onderwerp een vaste kernboodschap hoort, en welke. Die het juiste telefoonnummer van het klantcontactcentrum erbij pakt, in plaats van het verouderde nummer uit een oude brief.
Zo stuur je op toon én op inhoud, zonder dat iemand een gids hoeft open te slaan. De medewerker wordt op het schrijfmoment zelf begeleid, elke keer opnieuw. Dat is opvoeden zonder opgeheven vinger: de hulp komt vanzelf, precies wanneer die nodig is.
De tooling bepaalt hoe ver je komt
Dit vraagt wel om tooling waarin je die kennis centraal kunt regelen. Waar dat gebeurt, verschilt per organisatie. De één regelt het in de interne AI-tool, de ander bouwt het in Copilot. En er bestaan al gespecialiseerde tools voor. Zoals het Schrijfkader van UTF.ai, een Word-add-in die tijdens het schrijven meekijkt op de schrijfregels van je organisatie. UTF.ai was eerder te gast bij de OnlyHuman-kennissessies en liet de tool daar zien. Het concept is precies dit: de regels zitten in het document zelf.
Welke route je ook kiest, het principe is gelijk. Je legt de afspraken één keer centraal vast, en ze doen op elk schrijfmoment mee.
Wie schrijft die regels? Jij dus
Hier komt de nieuwe rol van communicatie in beeld. Die coaches en instructies schrijven zichzelf niet. Iemand moet bepalen wat erin staat: de toon, de kernboodschappen, de gevoeligheden, de vaste verwijzingen. Soms samen met andere afdelingen, maar met communicatie aan het stuur. Het maken van teksten verschuift naar de hele organisatie. Het eigenaarschap over hoe die teksten klinken, komt juist steviger bij communicatie te liggen dan ooit.
Dat maakt twee dingen ineens kernvaardigheden voor het vak. Ten eerste: weten hoe je zo'n instructie goed schrijft. Ten tweede: weten hoe je zo'n systeem inricht en blijft bijsturen, zodat het meegroeit met de organisatie. Dit is systemisch werken met AI, en het gaat opnieuw voorbij de prompt.
Waar je als professional heen groeit
Dit geeft een nieuw ontwikkelperspectief. De communicatieprofessional van de komende jaren schrijft zelf minder teksten en bepaalt vaker hoe teksten geschreven worden. Van maker naar regisseur, met de instructies en skills als je gereedschap. Het onderstreept nog maar eens het belang om je als communicatieprofessional hierin te ontwikkelen.
